POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et mettons tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (“ RGPD ”) et la législation nationale de transposition. Nous sommes bien entendu également tenus au secret professionnel ; vos données seront donc traitées par nos soins de manière strictement confidentielle.

Dans la présente Politique de confidentialité, nous vous expliquons quelles données à caractère personnel nous collectons auprès de vous, à quelles fins nous traitons ces données, sur quelle base juridique repose ce traitement, à qui vos données à caractère personnel peuvent être transmises, pendant combien de temps nous conservons vos données, comment nous protégeons vos données et quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Qui sommes-nous ?
Artes Advocaten BV est une société privée de droit belge, dont le siège social est situé à Amerikalei 79, boîte 201, 2000 Anvers, Belgique, et inscrite au registre du commerce belge sous le numéro 0726.650.358 (“ Artes ”).Artes est un cabinet d'avocats indépendant. Dans le cadre de nos activités, nous collectons, utilisons, conservons, partageons ou traitons des données à caractère personnel. Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, nous sommes considérés comme “ responsable du traitement ” de ces données à caractère personnel.

Auprès de qui collectons-nous des données à caractère personnel ?
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel auprès de nos clients, de nos clients potentiels et de leurs salariés, des visiteurs de notre site web, des personnes qui s'abonnent à nos newsletters, des personnes qui nous remettent leur carte de visite ou nous communiquent leurs coordonnées d'une autre manière, des personnes qui nous contactent par e-mail ou par tout autre moyen, ainsi que des candidats.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Nous pouvons collecter vos données à caractère personnel comme indiqué ci-dessous, dans la mesure où ces données sont pertinentes au regard des finalités pour lesquelles nous en avons besoin, telles que définies au titre 4. Lorsque certaines informations sont obligatoires et d’autres facultatives, cela sera clairement indiqué, afin que vous puissiez choisir de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel.

(i) Lorsque vous êtes un client ou un client potentiel

(ou, s'il s'agit d'une personne morale, l'un de ses salariés)

Identification et coordonnées

Données à caractère personnel : nom, raison sociale, adresse, numéro de téléphone fixe ou mobile, adresse e-mail, numéro de TVA

Documents d'identité délivrés par les pouvoirs publics

Copie de la carte d'identité

Informations financières

Numéros d'identification et numéros de compte bancaire

Les opérations financières, telles que les montants que vous devez payer et ceux que vous avez déjà payés, le récapitulatif des paiements, etc.

Accords et règlements

Activité professionnelle et emploi

Particulier ou entreprise, numéro de TVA le cas échéant

(ii) Lorsque vous visitez notre site web

Identification et coordonnées

Données d'identification électroniques : adresses IP, informations collectées via les cookies (consultez notre Politique en matière de cookies)

(iii) Lorsque vous vous inscrivez à nos newsletters électroniques

Identification et coordonnées

Données d'identification personnelles : nom, raison sociale, adresse e-mail

Caractéristiques personnelles

Informations personnelles : sexe, langue de prédilection

Profession et emploi

Entreprise ou organisation, fonction

Autres

Inscription / désinscription aux envois par e-mail

(vi) Lorsque vous nous contactez par e-mail ou par tout autre moyen

Identification et coordonnées

Données d'identification personnelles : nom, raison sociale, numéro de téléphone fixe / mobile, adresse e-mail

Profession et emploi

Entreprise ou organisation, fonction

Autres

Utilisation des réseaux sociaux (par exemple, LinkedIn)

(vi) Lorsque vous nous contactez par e-mail ou par tout autre moyen

Identification et coordonnées

Données d'identification personnelles : nom, raison sociale, numéro de téléphone fixe / mobile, adresse e-mail

Autres

Autres données que vous fournissez vous-même

(vi) Lorsque vous postulez chez nous

Identification et coordonnées

Données d'identification personnelles : nom, raison sociale, numéro de téléphone fixe / mobile, adresse e-mail

Caractéristiques personnelles

Informations personnelles : date et lieu de naissance, situation matrimoniale, sexe, nationalité, compétences linguistiques

Composition de la famille

Composition de la famille

Informations financières

Rémunération chez l'employeur actuel, prétentions salariales

Éducation et formation

Parcours universitaire, expérience professionnelle

Activité professionnelle et emploi

Informations sur le parcours professionnel

Image

Prendre une photo

Autres

Autres informations utiles dans le cadre d'éventuels recrutements

À quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ce traitement repose-t-il ?
Nous pouvons utiliser les données à caractère personnel susmentionnées aux fins suivantes :

pour la gestion des clients et des fournisseurs
pour la gestion des litiges (de facturation) et des réclamations
pour établir des devis à l'intention de clients potentiels
pour la gestion de notre site web
pour nous conformer à nos obligations légales (notamment celles qui nous sont imposées en vertu de la législation relative à la lutte contre le blanchiment d'argent)
à des fins de marketing, notamment pour notre newsletter électronique (si vous y êtes abonné)
pour les mentions figurant sur notre site web et dans les guides juridiques tels que Legal 500 et Chambers
pour évaluer l'adéquation des candidats dans le cadre d'une procédure de sélection

À titre d'information, vous trouverez ci-dessous les bases juridiques applicables à ces traitements :

Nous fondons le traitement des données à caractère personnel, destiné à la prestation de services aux clients ainsi qu’au suivi des ventes et de la facturation, sur deux bases juridiques. Si le client est une personne physique, nous fondons ce traitement sur la nécessité d’exécuter le contrat que nous avons conclu avec la personne concernée. Si le client est une personne morale, nous fondons ce traitement sur la nécessité de défendre nos intérêts légitimes en vue de l'exécution du contrat conclu avec le client (qui n'est pas la personne concernée).
Le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l'identification de nos clients repose sur notre obligation légale découlant de la législation relative à la lutte contre le blanchiment d'argent.
Le traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique (envoi de notre newsletter électronique) repose sur votre consentement explicite. Ce n’est que si vous avez clairement indiqué que vous souhaitez recevoir notre newsletter électronique (vous êtes entièrement libre de votre choix) que nous vous inscrirons à celle-ci. Sachez que vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans frais de notre part et sans aucune conséquence négative pour vous. Vous pouvez le faire via le lien de désabonnement figurant dans chacun de nos e-mails marketing ou en envoyant un e-mail à info@artes.law.
Dans tous les autres cas, le traitement des données à caractère personnel repose sur la nécessité de protéger nos intérêts légitimes (notamment notre intérêt à contacter des prospects et des clients potentiels, à traiter les demandes de renseignements, à promouvoir notre activité en général, tant en ligne que hors ligne, à entretenir nos relations, etc.).
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre d'une procédure de sélection repose soit sur la nécessité de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion d'un contrat, soit sur nos intérêts légitimes à utiliser ces données de manière à disposer des meilleurs éléments possibles pour prendre des décisions en matière de recrutement.
Le traitement des données à caractère personnel destinées à être utilisées à titre de référence sur notre site web ou dans des guides juridiques tels que Legal 500 et Chambers repose toujours sur votre consentement préalable.

À qui pouvons-nous transmettre vos données personnelles ?
Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel aux entités suivantes :

Nos prestataires de services qui agissent en tant que « sous-traitants » pour notre compte, tels que les prestataires de services informatiques, les prestataires de relations publiques et de marketing qui organisent des campagnes d'e-mailing pour notre compte, ainsi que les agences de traduction.
Nos conseillers professionnels, tels que les cabinets d'avocats et les experts-comptables externes.
Les tiers intervenant dans la prestation de nos services à nos clients, tels que les huissiers de justice, les arbitres, les médiateurs, les greffiers, la partie adverse et ses avocats, les témoins et les experts.
Les autorités publiques telles que les services de police, le pouvoir judiciaire, le président des ordres professionnels auxquels nous appartenons, la Cellule de renseignement financier, dans la mesure où cela respecte notre secret professionnel et notre code de déontologie.

Remarque : cette liste n'est pas exhaustive. Il peut exister d'autres cas dans lesquels nous devrons informer des tiers afin de pouvoir fournir nos services de la manière la plus efficace possible.

Lors du transfert de données à des tiers, nous veillons toujours à prendre les mesures de protection appropriées. Si nécessaire, nous conclurons, par exemple, un accord de transfert ou un accord de sous-traitance, qui définit les restrictions relatives à l'utilisation de vos données à caractère personnel ainsi que les obligations en matière de sécurité de ces données.

Vos données personnelles ne seront ni cédées ni vendues à des tiers à des fins commerciales sans votre consentement préalable et explicite.

Vos données personnelles ne seront pas transmises à des pays situés en dehors de l'Espace économique européen.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées et traitées (comme décrit ci-dessus). Afin de fournir des services à nos clients et de respecter notre obligation légale de lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme, nous conservons les données à caractère personnel pertinentes pendant au moins dix ans après la fin de notre relation client ou la clôture du dossier concerné. Toutes les données à caractère personnel utilisées à des fins de marketing seront enregistrées, sauf si vous nous faites savoir que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications ou s’il apparaît que votre adresse e-mail n’est plus utilisée. Toutes les données à caractère personnel que nous recevons au cours d’une procédure de sélection sont conservées pendant cette procédure et pendant un an après sa clôture, afin de permettre le traitement d’éventuelles réclamations. Nous intégrerons également ces données à caractère personnel dans une réserve de recrutement pendant une période de deux ans après la fin de la procédure de sélection. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient intégrées à notre réserve de recrutement, vous pouvez vous y opposer à tout moment, même après la fin de la procédure de sélection, en nous le signalant à info@artes.law.En ce qui concerne les données relatives aux visiteurs de notre site web, nous vous renvoyons à notre Politique en matière de cookies que vous pouvez consulter ici. De plus amples informations concernant nos délais de conservation sont disponibles sur simple demande.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques spécifiques que nous avons identifiés. Nous protégeons ainsi au mieux vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé aux données à caractère personnel transmises, stockées ou traitées de toute autre manière.De plus amples informations sur nos mesures de sécurité sont disponibles sur simple demande.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Dans les limites définies aux articles 15 à 22 de la loi AVG, vous disposez des droits légaux suivants concernant vos données à caractère personnel :

Droit d'accès : vous avez le droit de nous demander de vous confirmer si nous traitons ou non vos données à caractère personnel, d'accéder à ces données, de savoir comment et pourquoi elles sont traitées, ainsi que d'en obtenir une copie.
Droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification de vos données à caractère personnel ou de nous demander de les compléter si vous constatez que nous traitons des données vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : vous avez le droit d'obtenir la suppression de vos données dans certains cas précis, y compris celles figurant sur nos réseaux sociaux.
Droit à la limitation du traitement : vous disposez du droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas spécifiques.
Droit à la portabilité : vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit d'opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons liées à votre situation particulière.
Droit d'opposition au marketing direct : Vous disposez également du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Ce droit est absolu : nous nous y conformerons systématiquement.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de démarchage téléphonique de la part d'une entreprise, vous pouvez inscrire votre numéro de téléphone sur la liste « Do-not-More » (www.dncm.be). Si vous ne souhaitez plus recevoir de publicités par courrier, vous pouvez faire inscrire vos coordonnées sur la liste Robinson (www.robinsonlist.be). Nous tenons toujours compte de ces deux listes dans nos campagnes de marketing direct.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en envoyant un e-mail à info@artes.law, ou, dans le cas du droit d'opposition au marketing direct, également via le lien de désabonnement figurant dans nos e-mails marketing.

L'exercice de ces droits est en principe gratuit. Nous ne pouvons facturer des frais administratifs raisonnables qu'en cas de demandes abusives ou répétées.

Nous nous efforçons toujours de répondre à vos demandes ou questions dans les meilleurs délais. Il se peut que nous vous demandions au préalable de nous fournir un justificatif d'identité afin de vérifier votre identité.

Pour plus d'informations et de conseils concernant les droits susmentionnés, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité de protection des données : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Outre les droits susmentionnés, vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité chargée de la protection des données concernant le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins. Vous pouvez contacter cette autorité via contact@apd-gba.be ou par courrier à l'adresse suivante :

Autorité chargée de la protection des données

35, rue Drukpersstraat

1 000 Bruxelles

Modifications apportées à la présente politique de confidentialité
Compte tenu de l'évolution de la législation ou de la stratégie de l'entreprise, il peut s'avérer nécessaire de modifier la présente Politique de confidentialité. Lorsque nous publions des modifications apportées à cette politique, nous mettons à jour la date de la “ dernière mise à jour ” figurant en haut du document. La version la plus récente de la présente Politique de confidentialité est toujours disponible sur notre site web.

Contact
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins, vous pouvez à tout moment nous contacter via info@artes.law.

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